採用(特に新卒採用)は、会社の未来を創る一大プロジェクトです。その出発点というべき採用予算は、最も重要な部分ですが「採用コストは○○万円が相場です」という基準のようなものはなく、業界や企業規模、活用する採用ツール、採用担当者のマンパワーで大きく変化してしまいます。
採用コストを意識しすぎて、よい人材を獲得するチャンスを逃してしまった。ということでは意味がありませんし、コストを湯水のようにかける訳にも行きません。その様な事を未然に防ぐためにも、採用計画に基づいた予算を入念に立てる必要があります。今回は採用予算の立て方のポイントについて紹介していきます。
1. 採用予算の前準備として前年度の採用総括が必須
採用予算は、今年の採用者数(見込み)をある程度把握してから短期採用計画を立て、具体的な採用施策に落とし込んで予算化していく流れが一般的です。
採用人数の決定方法は大きく分けて2つあり、各現場が欲しい人材を人員要求票などに記載し、その総数と業績を考えながら経営陣が判断していく方法と、労働分配率や損益分岐点などの経営指標から適性人件費を算出し、必要な人数を求める方法です。
どちらの方法を採用していても採用担当者は、前年の採用結果の振返り(採用結果の総括)からアプローチしてみる事が重要です。
採用結果の振り返りには、
- 採用実績
- 採用プロモーションとスケジュール(計画通りに進行したかどうかも含める)
- 採用スタッフの構成(マンパワーが不足していなかったかどうか)
- 採用経費の収支と不測の出費がなかったかどうか
などを主に確認しますが、特に重要なのが採用プロモーションの棚卸です。
例えば、
- 就職サイトを何社活用し、何名の求職者にアプローチできたか
- 合同セミナーの開催回数と、その都度のブース来場率がどうだったか
- 会社説明会の動員など、採用の母集団形成はどのように行ったか
- 何名に内定を出し、フォローし、入社に至ったか
などをスケジュール感、入社者のタイプなどを考慮しながら客観的に棚卸していきましょう。
また、それ以外にも人員要求票などを持って各部署を訪問して、部門責任者と面談しながら前年度の採用に関する満足度や、本年度の採用者に対する要望などをヒアリングしてみることもお勧めです。
部門責任者のヒアリングで最も考慮すべきことは、部門責任者の思いや理想像と企業の社風・部署内の雰囲気やコミュニケーションスタイルによって目論まれる「採用したい人材タイプ」と、「離職せず残る人材タイプ」との間にギャップが生じていないかどうかを確認することです。
2. 何を継続し、何を変更するのか
前年までの採用方法(スケジュールや使用する採用ツール)を大幅に変えると、効果予測は勿論のことですが予算面でもブレが生じやすくなります。どの様な採用ツールを継続させ、何を切り替えていくのか。採用効果のバランスを考慮して取捨選択していかなければなりませんが、ここで重要になるのが採用ツールなどのトレンドです。
例えば、新卒採用において、大学生を中心とした学生が徐々にですが採用エージェントを活用し始めています。企業サイドにおいてはミスマッチやギャップを最小限に抑えるために積極的にインターンシップ(実践的かつ学生にとって有意義と感じてもらえるような広報的要素も含まれるインターンシップ)を開催する傾向があります。
この様なトレンドに対応できるよう就職情報会社や採用コンサルティング会社との情報交換は勿論ですが、社外の人事ネットワークも活用しながら情報収集を行うように心がけましょう。
3. 予算化において抜けやすい項目
採用予算は、前年のものを参考にしながら大枠を決めていくのがセオリーですが、抜けやすいのが自社の採用サイトのリニューアルです。
特に採用サイトは、「リクナビやマイナビをやっているから」という理由で更新しない企業もあるようです。しかし昨今の自社の採用サイトの重要性を考えると予算化に組み入れておく必要があります。
また、母集団形成等の採用前段階に目が行きがちなため、内定後のフォローが予算項目から漏れるというケースも少なくありません。懇親会や見学会などの各種イベントや、事前教育としての通信教育の受講など、会社によって様々な取り組みの違いはありますが、予算から漏れないよう気をつけて確認しておきましょう。
採用ツールも、就職ナビや採用コンサルティング会社を活用すれば費用は掛かりますが、こまめに大学を訪問し採用ネットワークを構築していけば費用はそれほど掛からないかもしれません。
また採用予算は、採用人数によっても大きく変化します。新規事業展開などで例年より採用人数が多い場合は、採用担当者のマンワパーではカバーしきれない可能性があり、その労力を補うために採用コンサルティング会社などにアウトソーシングしなければならないかもしれません。だからこそ、年間を通した一貫性のある活動(年間採用計画)が重要になるのです。
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