初めて採用活動に携わる人は、「どうやって面接をすればよいのだろう」といったことに気をとられがちです。しかし、一番大切なのは採用計画を立てることです。採用計画があやふやだと、募集をかけても応募者が集まらなかったり、入社後に活躍してもらえないまま退職ということにもなりかねません。このような状況を招かないためにも、しっかりした採用計画を立てましょう。
1. 求める人材像を明確にする
まず初めに採用活動で１番重要な「求める人材像」を明確にします。職種や仕事内容、スキル要件などは募集部門にヒアリングを行うと思いますが、下記の項目もできるだけ明確に言語化しましょう。
- 募集背景
- 育成期間
- 業務を遂行するために必要なヒューマンスキル
- どんな人物が自社の社風に合うか
募集背景は求職者からよく質問されるので、予め知っておく必要があります。特に欠員補充ではない募集に関しては、より具体的に知っておくと募集時に他社との差別化を図れます。
育成期間については、育成に時間がなければ中途採用になりますし、長期的に育成したいということであれば新卒採用になります。しかし、入社を４月まで待てない場合は第二新卒または、第二新卒に近い未経験者を中途採用する方法もあります。中途採用で経験者となると母集団の形成自体が難しいですが、第二新卒や未経験者も可能であれば、母集団の形成が見込めますので育成期間も確認してみてください。
そして（３）と（４）に関しては新卒や第二新卒、未経験者の場合はポテンシャル採用になりますので、人物重視の選考になります。しかし、誰でもいいというわけではありませんよね。ところが、ヒューマンスキルや社風を言語化せずに募集をかけると母集団が大きくなりすぎて、明らかにタイプの違う人も含まれてしまい、ミスマッチがおこりやすくなります。ヒューマンスキルや社風を言語化するのは難しいかも知れませんが、選考とは関係ないようなことでも、思いつくままに書き出してみましょう。
例えば（３）であれば「困っている人がいると助けてあげる」「走り回るより机に向かって作業をするのが好き」といったように、読んだ人が自分に当てはまるかどうかチェックできるような形式で言語化すると、採用担当が絞り込みをしなくても、自然と求める人材像に合った母集団ができあがります。
また、（４）の場合は、「当社の社員は廊下を歩くスピードが競歩の選手なみ」とか「社長が自分でお茶を煎れている」でも良いので社風がどんなものか言語化して、他社との差別化を図ってください。
もし、なかなか思いつかないようであれば派遣社員や中途入社の社員に聞いてみましょう。 自分では当たり前だと思っていたことが、他社から入った人には独自の社風と捉えられているかも知れません。
2. 選考方法と評価方法の決め方
選考と評価方法は求める人材像を設定してから逆算して決めていきます。
- 前述１の内容を整理して求める人材像を作成する
- 求める人材像の要素の中でどこを重点的にみて選考するかを決める
- どんな選考をすれば求める人材像を採用できるか検討する
- ここまでをまとめながら面接チェクシートを作成する
- 面接チェックシートと求める人材像を比べ、確認できていない部分や、重点的に確認したい部分はどんな試験（ワークショップ、筆記試験など）をすれば良いか検討する
- 選考ステップと合否ラインを決める
- 面接チェックシートを完成させる
3. 募集ツールの選定
求める人材を集めるには、どのツールを使用すれば良いか検討します。 新卒は選考が長期にわたりますので就職サイトだけでなく、学校での説明会や就職課への求人票の送付、学校推薦があればその学校や教授を訪問するなど複数のツールを使用する必要があります。
また、昨今ではＳＮＳも利用した就職活動を行っている企業も多くあります。 ＳＮＳは互いのコミュニケーションツールとして非常に魅力的ですが、途中で情報を更新できなくなってしまうと読んでいた学生たちが離れる可能性があります。 ＳＮＳは採用担当が対応できる範囲で利用しましょう。
一方、中途採用は入社希望日も考慮して、人材紹介会社または紹介予定派遣、就職サイトなどを職種や求める人材像に合わせて選定します。 中途採用の就職サイトは新卒採用向け以上に、様々な特色を持ったサイトがあります。業界や職種、サービス内容に合わせて利用すると効果的です。
新卒・中途採用ともに採用コストを抑える工夫の１つとして、自社の採用ホームページがあります。自社の採用ホームページの更新を手軽に行えるようにすることで、募集職種の追加情報だけでなく、説明会の日程告知や自社の情報発信などを１つのツールで行なえ、コストだけでなく採用担当の業務効率をあげることにもつながります。
4. 採用スケジュールを作る
新卒採用のプレオープンから入社日までの、おおまかなスケジュールを作成します。 新卒と中途採用を同じ担当者が行っている場合は、必ず中途採用のスケジュールも書き加えてください。
スケジュールを書き込んだら、必要な物（書類や道具類）をいつまでに用意をするのか書き加えます。
こうすると、いつ頃が繁忙期になるのかがわかりますし、手が空いた時に前倒しで必要な物を準備することが可能になります。 予定が確定したらその都度内容を更新して、運用すると業務の進捗管理も行えます。
採用計画を立てるうえで、重要なことは「求める人材像をどれだけ具体化できるか」にあります。そのためには、募集部門の担当者へのヒアリングがカギになりますが、担当者が忙しくてなかなか時間が取れないこともあるかもしれません。
募集部門の仕事内容やスキル要件は、担当者よりも他の社員が詳しいこともあります。 「欠員募集の件」ではなく「採用担当として職種について勉強させてほしい」など他の理由でお話しを聞くなど工夫をして、しっかりとした採用計画を立てましょう。
の